1.3.3. Encuestas. Son los procedimientos a través de los cuales se recopila información demográfica, económica y social de un grupo de individuos de una población determinada. A diferencia de los censos, las encuestas no estudian la totalidad de la población sino que obtienen los datos de una parte de ella, esto es, de muestras probabilísticas.
Las encuestas pueden o no abarcar las mismas características investigadas en los censos. Suelen realizarse por razones más puntuales y específicas, que en algunos casos sirven como complemento de la información obtenida a través de los censos.
A través de las diferentes encuestas que realiza el DANE, sean estas de tipo periódico o esporádico, se obtiene información relevante para la actualización y cálculo de indicadores socio demográficos básicos, que se utilizan en este Atlas.
Ejemplos de estas encuestas son: la encuesta de calidad de vida, que se hace cada cinco años y recoge información sobre las condiciones de vida de la población y, en especial, de la población en condiciones de pobreza. En ella se incluyen módulos específicos relacionados con vivienda, servicios públicos y los miembros de hogar. Otra de las encuestas que brinda información de particular importancia es la Gran Encuesta Integrada de Hogares, de carácter continuo que permite al DANE entregar mensualmente información del mercado laboral con diferentes niveles de representatividad, según se va acumulando la muestra.
Independientemente de la temática abordada o las fuentes estadísticas utilizadas, ha de tenerse presente que siempre se está expuesto a errores de cobertura, de contenido o representatividad. El error de cobertura consiste en que algunos de los individuos de las muestra no son captados, son captados más de una vez o se incluyen erróneamente, lo que afecta los totales de población. El error de contenido se presenta cuando el individuo es captado correctamente, pero no así una o más de sus características. Por su parte la representatividad de las muestras se determina sobre los métodos empleados para seleccionar la muestra de una encuesta.
Un aspecto importante a tener en cuenta es que las encuestas por su diseño tienen error estadístico, que afecta la precisión de las estimaciones, lo cual no ocurre con los censos y los registros administrativos.
1.3.2. Registros Administrativos. Se pueden definir como toda aquella información levantada en el desarrollo de actividades que cumplen objetivos misionales de una organización, debidamente documentadas y estandarizadas, ya sean éstas gubernamentales o no, de carácter público o privado.
Según la CEPAL, un registro administrativo se define como todo registro resultante de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimento de obligaciones legales de la sociedad.
Los registros administrativos se entienden como la información referida a una unidad individual –persona física, hogar, empresa, etc., que ha sido diseñada, recogida y mantenida por una determinada entidad de la administración pública con el propósito de controlar y/o tomar decisiones relativas a esa unidad individual.
Para la utilización de los registros con fines estadísticos, se evalúa la base conceptual y metodológica, clasificaciones, cobertura alcanzada, variables investigadas, calidad de las respuestas, procesamiento de los datos y frecuencia de disponibilidad de los registros.
Así, aunque no son una fuente primaria para la recolección de datos poblacionales o estadísticos, los registros administrativos se constituyen en una fuente de información importante ya que, en algunos casos, cuenta con fechas de actualización y validación más frecuente que la que se plantea en los censos o encuestas realizadas por el DANE.
De los registros administrativos utilizados en el Atlas se resaltan las estadísticas vitales, construidas a partir del registro continuo de nacimiento y defunción de los entes territoriales. Se constituyen en información clave en la estimación de la fecundidad y la mortalidad de una población determinada.
Otro registro social importante son las matriculas de la educación formal que permiten establecer coberturas brutas como referente para las políticas públicas en esa materia.
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